Accordo sul trattamento dei dati personali

1. Oggetto, durata, natura e finalità

Il Responsabile tratta i dati personali necessari alla fornitura della piattaforma MatRi-mIA Logistics per tutta la durata dell'utilizzo del servizio e per l'eventuale periodo tecnico necessario alla restituzione o cancellazione dei dati.

I trattamenti possono comprendere raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, estrazione, elaborazione automatizzata, conservazione, trasmissione a fornitori autorizzati, generazione di documenti, esportazione e cancellazione.

Le finalità comprendono gestione di pratiche, viaggi, preventivi, flotta e autisti, documenti, email collegate dall'azienda, calcolo di percorsi e costi e funzionalità di assistenza tramite intelligenza artificiale.

2. Categorie di interessati e dati

Interessati

Clienti e relativi referenti, mittenti e destinatari delle comunicazioni, autisti e personale dell'azienda, vettori, fornitori, destinatari e altri soggetti indicati nei documenti o nelle pratiche logistiche.

Dati

Dati identificativi e di contatto, indirizzi di ritiro e consegna, informazioni relative a trasporti e spedizioni, dati contenuti in email e documenti quali DDT/CMR/POD, dati relativi a mezzi e autisti, informazioni economiche dei preventivi e altri dati inseriti dall'azienda. Il Titolare si impegna a non utilizzare il servizio per categorie particolari di dati personali salvo necessità, base giuridica e istruzioni adeguate.

3. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati esclusivamente su istruzioni documentate del Titolare, rappresentate dal presente accordo, dai Termini Beta, dalle configurazioni e dalle operazioni effettuate dagli utenti autorizzati. Se un'istruzione appare in contrasto con la normativa applicabile, il Responsabile ne informa il Titolare nei limiti consentiti dalla legge.

4. Riservatezza e accessi

Il Responsabile assicura che le persone autorizzate al trattamento siano soggette a obblighi di riservatezza. L'accesso alla piattaforma è limitato tramite autenticazione e ruoli. Il Titolare è responsabile dell'assegnazione degli account ai propri utenti e della tempestiva segnalazione di accessi sospetti.

5. Misure tecniche e organizzative

• autenticazione degli utenti e controllo degli accessi per ruolo;
• separazione logica dei dati tra aziende mediante regole di autorizzazione a livello database;
• archiviazione privata dei documenti e accesso limitato agli utenti autorizzati;
• chiavi e credenziali dei servizi esterni mantenute lato server e non pubblicate nel frontend;
• connessioni HTTPS e utilizzo di servizi cloud con misure di sicurezza proprie;
• funzionalità di esportazione dei dati aziendali;
• limitazione degli accessi privilegiati alle funzioni tecniche necessarie;
• controllo umano previsto per i risultati prodotti dalle funzionalità AI.

6. Sub-responsabili e servizi esterni

Il Titolare concede autorizzazione generale all'impiego dei fornitori necessari alla fornitura del servizio. MatRi-mIA mantiene una lista aggiornata e informerà l'azienda di modifiche sostanziali che riguardino nuovi sub-responsabili, consentendo di sollevare obiezioni motivate secondo la normativa applicabile.

Ulteriori fornitori potranno essere aggiunti solo quando necessari alla fornitura del servizio e nel rispetto dell'art. 28 GDPR.

7. Trasferimenti internazionali

Quando il trattamento comporta un trasferimento di dati verso un paese terzo, il Responsabile utilizza fornitori che prevedano i meccanismi richiesti dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti validi. La collocazione dei fornitori e dei loro sub-responsabili può variare secondo i relativi accordi e configurazioni del servizio.

8. Diritti degli interessati

Tenuto conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste ragionevolmente il Titolare, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, nel rispondere alle richieste degli interessati. Le richieste ricevute direttamente e riferibili ai dati trattati per conto dell'azienda saranno inoltrate al Titolare, salvo obblighi di legge contrari.

9. Sicurezza, violazioni e assistenza GDPR

Il Responsabile assiste il Titolare, tenendo conto delle informazioni disponibili e della natura del trattamento, nell'adempimento degli obblighi applicabili in materia di sicurezza, violazioni dei dati personali, valutazioni d'impatto e consultazione preventiva. In caso di violazione dei dati personali trattati per conto del Titolare, il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza e fornisce le informazioni disponibili utili alla gestione dell'evento.

10. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del servizio, su scelta e istruzione del Titolare e salvo obblighi legali di conservazione, i dati saranno restituiti/esportati o cancellati secondo le procedure tecniche disponibili. Durante la Beta la cancellazione completa dell'azienda può essere gestita tramite richiesta amministrativa a info@matrimialogistics.it.

11. Informazioni e verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell'art. 28 GDPR e coopera, con modalità proporzionate e nel rispetto della sicurezza e della riservatezza degli altri clienti, alle verifiche previste dalla normativa.

12. Prevalenza e durata

Il presente DPA integra i Termini Beta. In caso di contrasto sulle materie relative al trattamento per conto del Titolare, prevale il presente accordo. Gli obblighi che per loro natura devono continuare dopo la cessazione restano efficaci fino alla cancellazione o restituzione dei dati interessati.